Cómo organizar Eventos Rentables

Planificación Anual

¿Como no colocar en un calendario por adelantado, todos los Eventos que queremos y necesitamos realizar durante el año?
Todo lo que necesitamos son fechas.
A veces no podemos anticipar todo, es cierto, pero seguramente hay algunos Eventos Claves para tu Negocio que requieren poner fecha el año anterior. Los Eventos Claves para tu negocio del año en curso, ya deberían tener fecha en el calendario desde diciembre del año anterior. Por ejemplo, Aniversario del Gimnasio y Fiesta de Fin de Año. Es importante el QUE del Evento? No. Es importante poner fecha. De eso se trata.

Por otro lado es fundamental analizar las variables de ese año en particular, siempre por adelantado. Vacaciones de invierno, verano, fiestas religiosas como Pascuas y feriados en general.
Analizadas estas variables, tenemos que mirarlas de manera sistémica con los desafíos que tenemos dentro de cada trimestre. Cada trimestre tiene una estacionalidad propia y no es casual que los 4 trimestres del año estén asociados a cada estación climática a del año.
Si lo vemos con este enfoque, vamos a percibir con más claridad que cada trimestre requiere de acciones estratégicas distintas para 3 sostener el barco y en consecuencia, un Evento dentro de cada trimestre se vuelve muy relevante como vehículo para lograrlas. Se transforma en un gran aliado para alcanzar nuestros objetivos.
Analizando todo lo expuesto hasta ahora, podemos concluir que, al menos, necesitamos 4 Eventos al año vinculados a cada trimestre o a cada estación climática, donde pueden o no incluirse el aniversario del Gimnasio y la Fiesta/ despedida del año. Y vuelvo a insistir, lo importante en este punto no es QUE voy a hacer ni COMO ni DONDE. La decisión primaria es la FECHA. Esta es la base de cualquier planificación.
Comenzar a trabajar de esta manera cambia muchísimo nuestro enfoque. Nos convierte en emprendedores mucho más organizados. A veces no definimos cuándo porque estamos preocupados por el QUÉ y el CÓMO, pero es al revés... primero CUÁNDO. Primero la fecha.

Todo lo demás viene después.
Si comenzás a diseñar el Evento completamente fuera de tiempo, el día que elijas la fecha lo vas a hacer con criterios poco comerciales, que no tienen nada que ver con las necesidades del negocio. Por ejemplo “cuando puedo yo” o “cuando pueden los profes” y ese tipo de condicionamientos sobre la marcha son muy negativos para una planificación. Es más, son planteos que no existen cuando la planificación es Anual. Porque siempre se hace adelantada.
Si yo dispongo de Programas en mi Grilla de Clases Grupales que se relanzan cada tres meses, puedo perfectamente poner las 4 fechas del año por adelantado, y empezar a pensar qué objetivos debería alcanzar con cada uno de estos Eventos de Relanzamiento, además de seguir posicionando el producto. Eventos que se realizan cerca de fin de mes, cuando además coinciden con el término de un trimestre, por ejemplo a fin de Marzo, Junio, Septiembre y Diciembre, pueden traccionar de una manera poderosa para rematricular
socios o generar nuevas ventas orientadas al trimestre siguiente.

¿Para qué podemos aprovechar los Eventos?

> Recapturación de socios

> Captación de socios nuevos

> Prospección Activa

El Equipo
El negocio Gimnasio se sustenta con personas. De eso no hay duda. Pero las personas no son solo los socios,
son también las que componen nuestro Equipo, nuestro Staff.
El personal es fundamental para que el Gimnasio funcione, y solo con el personal adecuado podemos alcanzar objetivos, afianzar la organización y prosperar.
El foco no es referirnos ahora a los Recursos Humanos como tales, sino vincularlos a su participación en los
Eventos.
Independientemente de la estructura de cada Gimnasio (todos sabemos que en muchos casos el Propietario es
multifuncional y hace todo) es importante comenzar imaginando un Equipo Técnico y un Equipo Estratégico.
El Técnico es el que se ocupa básicamente de la ejecución de tareas el mismo día del Evento. Son mayormente los profesores o Instructores que lideran las clases, masterclass etc.
El Estratégico es el equipo que se encarga de la planificación general, definición de objetivos, infraestructura, presupuesto y comunicación. Aquí suele estar el Propietario, pero muchos sabemos que suele estar también en el Técnico como Líder fundamental, tema que amerita un debate aparte.
Armar el Equipo, distribuir tareas y responsabilidades, además de los plazos para cumplirlas, requiere por sobre todas las cosas de la planificación que hablamos en el punto 1. Teniendo la planificación anual pasamos al Segundo paso que es la Comunicación Interna.

Las Reuniones.
En una reunión anual pueden comunicarse por adelantado las fechas de los Eventos. En una reunión específica, delinear el equipo puntual de cada Evento con responsables (quién) tareas (qué) y plazos (cuándo) ¿No disponemos de tiempo para reunirnos? Grupo de WhatsApp y otras opciones que veremos en el Webinar.
¿Se deben pagar honorarios por los Eventos a los profes? Definitivamente sí. Cuando está planificado y previsto no “duele” tanto como cuando hay que definirlo a último momento bajo presiones, ya sea por negociación o por no disponer de los recursos económicos.

Comunicación
La comunicación del Evento que vamos a realizar es fundamental. En este punto encuentro varios errores
conceptuales, sobre todo en lo que refiere al manejo de las redes sociales, en particular, Facebook.
Los errores no sólo están en el tipo de comunicación de los Flyers que es lo que más se usa, sino en la cantidad y tipo de comunicaciones que se efectúan teniendo la fecha del Evento como referencia. Lo mismo sucede con el envío de mails y los llamados telefónicos. Se necesita crear un guion,
un eslogan, imagen corporativa de tu Marca. Ejemplos puntuales comentaremos en el Webinar.
Debemos partir además de una premisa básica: no podemos comunicar nada sin definir antes el objetivo del Evento en términos comerciales. Ni hacia afuera en las redes sociales y otros medios, ni hacia adentro con los integrantes de nuestra Organización.
Por ejemplo, si voy a realizar un Evento por el Día del Amigo, y mi deseo o expectativa es matricular socios
nuevos, no puedo comunicar el Evento sin la promoción para ese cliente potencial y/o el beneficio para el cliente que lo trae. Incluso el “amigo” puede ser un cliente inactivo u otro potencial. Si uno estas alternativas con el tipo de actividad que se realizará en el Evento, puedo comunicar a un Target determinado, usando las imágenes y los textos adecuados.
Debemos estar preparados además para que el día del Evento todos los “amigos asistentes” puedan ser abordados por el Equipo para generar contacto/empatía y venderles nuestros servicios. Los profes pueden ayudar muchísimo a lograr este objetivo por su poder de convocatoria y liderazgo.
Si no logro matricularlos el mismo día, al menos debo asegurarme que estas personas que participaron del Evento en carácter de amigos dejen sus datos. Con los profes ocupándose de la interacción con la gente presente es mucho más fácil lograrlo.
Para que esto suceda, todo mi equipo debe estar enterado del objetivo del Evento más allá del festejo, que buscamos transformar el amigo invitado en un socio nuevo. Algo que por lo general nadie del Staff sabe, porque suelen estar concentrados en la ejecución de un Evento “lleno de gente y divertido” que en un Evento que además de eso sea funcional a un objetivo comercial. Y esto pasa porque el objetivo está ausente y por ende no hay nada que comunicar.
Por lo general ponemos energía para que el Evento salga excelente...pero no sabemos para que lo hacemos.
Un aspecto fundamental de los Eventos respecto de la comunicación interna con el equipo es el análisis de los resultados, aportando además números.
Los números, que tienen que ver sobre todo con la participación, son fundamentales para saber si logramos o no parte de los objetivos.
También es la forma de crear nuevos desafíos generando conciencia comercial en los profes, algo de lo que habitualmente carecen y que se puede desarrollar fácilmente compartiendo números con ellos.