Recepción y Ventas

Es necesario tener cuidado con el autocompletar, para evitar modificar los datos cargados en los registros de los clientes y prospectos.

Recordando:
Hay 4 maneras de registrar las entradas de los clientes

> Control de accesos y liberación manual de antardas
> Impresión de entrenamientos
> Checkin en el totem
> Presencia en clases (finalización automática)

Si tu gimnasio utiliza reconocimiento facial, los alumnos pueden registrar la biometría desde la APP o el Autoservicio, pero también es posible registra o modificar desde EVO.

⚠ IMPORTANTE

La caja está pensada para realizar el control diario de los movimientos de dinero. Por eso se utiliza la apertura y cierre, y se separa por operadores. De esa manera es posible controlar día a día todos los movimientos realizados por cada empleado.

Para poder analizar el movimiento general de la empresa, recomendamos analizar los movimientos desde Financiero > Cuentas a Cobrar, utilizando los filtros para poder ver la información requerida.

Recordando que además existe la posibilidad de descargar información desde la API >>> LEER MÁS <<<

¿Qué podemos hacer si necesitamos corregir la fecha de un cobro ya realizado, pero no queremos eliminar la venta?

Veremos cómo hacer modificaciones desde el financiero y cómo se ven reflejados los cambios en la caja

ATENCIÓN: en le caso de suspender planes recurrentes con vigencia, la cobranza seguirá sucediendo normalmente mes a mes durante, y serán agregados días al finalizar el plan. Esto se debe a que los planes recurrentes con vigencia, funcionan como una venta en pagos, y no como una cobranza recurrente mensual.

Si es un plan recurrente con 6 meses de duración, y son $100 por mes, será una venta de $600 en 6 pagos (o la cantidad que sea configurada)

Dependiendo de la forma de trabajo de tu establecimiento, puede ser que en el momento de la venta tú tengas que incluir al cliente en las actividades fijas en las que participará. Este modelo se utiliza habitualmente en escuelas de natación o artes marciales, cuando el alumno podrá asistir en el horario correspondiente a su edad o nivel..

Veremos como "matricular" al cliente en horarios de clase fijos

🚨 Hay algunas características de EVO relacionadas con los planes familiares, los planes recurrentes con prorrata, y los planes adicionales que tienen reglas de funcionamiento muy complejas. Pueden generar errores al combinarse con fechas de inauguración o descuentos recurrentes.

⚠ Recomendamos revisar y hacer pruebas antes de comenzar a vender.

🚨 Hay algunas características de EVO relacionadas con los planes familiares, los planes recurrentes con prorrata, y los planes adicionales que tienen reglas de funcionamiento muy complejas. Pueden generar errores al combinarse con fechas de inauguración o descuentos recurrentes.

⚠ Recomendamos revisar y hacer pruebas antes de comenzar a vender.

Es posible transferir alumnos enter sedes, pero es necesario tener en cuenta que solo se transfiere la vigencia del plan.

Eso significa que no podrá reservar actividades o accedes a sesiones.

En el video hay una manera de poder hacer la transferencia y que el alumno pueda seguir reservando actividades de la agenda.

Si tu centro debe cerrar la operación por algunos días, tal vez necesites agregar días masivamente a las membresías de los clientes.

Mira cómo hacerlo

Utilizar la Administración General es un recurso esencial para redes y cadenas de gimnasios.

Lo ideal es realizar la mayor cantidad de configuraciones que sea posible desde la ADM GRAL para replicar en las sedes. Por ejemplo: Planes, servicios, permiso y actividades

Una de las principales ventajas es poder realizar CAMBIOS MASIVOS como vemos en el video

🚨 Hay algunas características de EVO relacionadas con los planes familiares, los planes recurrentes con prorrata, y los planes adicionales que tienen reglas de funcionamiento muy complejas. Pueden generar errores al combinarse con fechas de inauguración o descuentos recurrentes.

⚠ Recomendamos revisar y hacer pruebas antes de comenzar a vender.

✅ Para conocer algunas buenas prácticas que puede mejorar la tasa de cobranza exitosa te sugerimos descargar nuestro Ebook 3 pasos para mejorar la cobranza

⚠️ Los descuentos recurrentes pueden tener problemas al combinarse con planes familiares, ya que pueden generarse errores de cálculo al modificar la cantidad de dependientes. También pueden generar errores de cálculo al momento de realizar reajuste de valores en planes recurrentes.
🛑 Te recomendamos hacer pruebas antes de comenzar a utilizarlos con tus clientes en estos escenarios

Por último, haremos un repaso de todas las opciones para registrar la tarjeta en el perfil del cliente, hacer ventas de planes de cobro recurrente mensual y adelantar la cobranza desde evo.

⚠️ Algunos procesos pueden variar dependiendo del tipo de integración con la pasarela de pago según el país. Este ejemplo mostrado es una base de pruebas de México.

✅ Para conocer algunas buenas prácticas que puede mejorar la tasa de cobranza exitosa te sugerimos descargar nuestro Ebook 3 pasos para mejorar la cobranza

El primer paso será abrir tu cuenta en Alegra para poder emitir facturas electrónicas. Los pasos están AQUÍ

Configura los datos de la cuenta en EVO

Una vez creada tu cuenta en Alegra, y con los permisos y configuraciones necesarios para que Alegra pueda emitir facturas fiscales en nombre de tu empresa, será necesario configurar tu evo.
 
Accede a Configuración avanzada > Facturas Fiscales
Allí deberás completar:
datos de usuario y contraseña (correo electrónico de acceso y token) de la cuenta de Alegra
Nombre del banco, valor y fecha de Inicio. *El nombre de banco figura como cuenta bancaria en Alegra, el valor de inicio puede ser cero, y normalmente se coloca la fecha del día en que se realiza la configuración dentro de evo.

Si quieres que las facturas sean emitidas automáticamente al finalizar las ventas en evo, podrás marcar la casilla de “Emitir Nota Fiscal en el momento de la venta”
 
En caso de dejar esta casilla sin marcar, te recomendamos emitir todas las facturas una vez al día, siempre en un mismo horario, para evitar dejar comprobantes sin emitir y enviar.

 
Configuración de Impuestos para facturar
 
Para que los impuestos sean correctamente identificados por Alegra, el procedimiento es el siguiente:
configurar los impuestos en EVO desde ADMINISTRACIÓN > Impuestos
asignar los impuestos a planes, productos y servicios
crear en Alegra los mismos impuestos.
EVO identificará los impuestos según las tasas, generando un vínculo entre los impuestos registrados en EVO y Alegra.
 
Facturar a nombre de terceros

Actualmente, ya es posible emitir facturas fiscales a nombre del RESPONSABLE FINANCIERO. Esto sirve, por ejemplo, en el caso de clientes menores de edad, para que la factura pueda emitirse a nombre del padre.

También es posible que ese RESPONSABLE FINANCIERO sea una empresa o PERSONA JURÍDICA.
 
Ahora ya está todo listo para emitir Facturas desde EVO 😊

Todos los alumnos del gimnasio que tengan completos los datos requeridos, tendrán creado un acceso a la aplicación.

En el perfil del cliente, en la solapa registro debajo de todo, verás el USUARIO para acceder. Ese usuario se genera automáticamente al guardar los datos de un cliente que contenga:

> Nombre completo

> Fecha de nacimiento

> Número de Identificación

> Correo electrónico

La aplicación genérica para todos los alumnos de todos los centros que trabaja con evo se llama Fiti. Pero muchos gimnasios tienen sus aplicaciones personalizadas.